Когда компании нужна DAM-система: 7 признаков
Представьте, что бизнес – это огромный склад, где хранятся сотни тысяч разных вещей. Но вместо товаров у вас – цифровые активы: фото, изображения, видео, документы. Как на этом складе найти нужную вещь, если все разбросано по разным полкам, ящикам и отделам? Как раз эту проблему решает система управления цифровыми активами – DAM. Ниже мы выделим 7 признаков, которые подскажут, когда компании пора задуматься о DAM.
Что такое DAM система
DAM (Digital Asset Management) — это система для централизованного хранения, организации и управления цифровыми активами компании. Такими активами может быть любой визуальный контент, например, фото, изображения, макеты, видео, аудио, а также любые другие документы – спецификации, сертификаты, инструкции, гайды и тп. DAM упрощает поиск нужных файлов, управление правами доступа и обеспечивает актуальность всей информации. Если переложить эти процессы на бизнес, то компания получит экономию ресурсов и мощный инструмент для оптимизации работы с контентом.
Когда пора задуматься о DAM
1. Количество контента, особенно, визуального, постоянно растет. Креативы для рекламы, SMM, контент, который вы получаете от пользователей в соцсетях (UGC — User Generated Content), фото и видео с мероприятий, обучающие материалы, презентации, макеты упаковки, гайды и списки регламентов и сертификатов – все это разрастается и превышает объемы свыше сотни гигабайт.
Хранение файлов становится разрозненным постепенно превращается в информационный хаос. А сотрудники тратят слишком много времени на поиск нужных файлов, которые разбросаны по разным папкам, в почте и мессенджерам.
Выйти из состояния хаоса поможет DAM-система. Все данные будут структурированы в одном месте, рутинные процессы будут автоматизированы и такую систему хранения можно будет легко масштабировать. При этом доступ с различными типами допусков к контенту будет как сотрудников компании, так и партнеров или агентств-подрядчиков.
2. Команда маркетинга использует множество каналов привлечения клиентов.
Сейчас уже не встретить бизнес, который бы использовал только один канал привлечения клиентов, например, сайт. В случае с сайтом можно пользоваться встроенным хранилищем фото и видео.
Но если в маркетинге задействованы соцсети, UGC-контент, приложение, печатная продукция, наружная реклама, ритейл-медиа, размещение в СМИ, партнерские каналы, пригодится единая система для хранения и управления контентом (то есть всеми цифровыми активами бизнеса). В противном случае будет затруднительно поддерживать целостность восприятия бренда на всех платформах и обеспечивать актуальность контента.
3. Есть риск получить штрафы за использование нелицензированных фото или видео. Компания может вкладываться в большое количество визуального контента с участием моделей или посетителей мероприятий. В таком случае контроль лицензий и прав на фото и видео становится критически важным. Особенно это критично при наличии правовых ограничений. Например, это могут быть разрешения от самих моделей или других участников процесса, ограничения по географическому распространению или срокам использования.
Если не контролировать эти моменты, можно легко нарушить условия лицензий или использовать контент за пределами разрешенного срока. В свою очередь это может привести к юридическим последствиям и нарушению прав интеллектуальной собственности.
Эффективно отслеживать и управлять всеми правами и лицензиями поможет DAM система. Автоматизация и система уведомлений позволяет отслеживать сроки использования и регион контента. Таким образом весь контент можно будет использовать в пределах установленных ограничений, а менеджерам не придется вручную перебирать файлы из съемок и долго искать подтверждение о правах использования.
4. Поиск актуальной версии файла занимает несколько часов и даже дней. Когда над одним проектом работает несколько человек, количество версий одного и того же файла может быстро вырасти. DAM позволяет отслеживать все изменения и помогает выбрать нужную версию.
За счет чего упрощается поиск файлов в DAM? Cистема позволяет добавлять к файлам большой набор метаданных и атрибутов. Например, бренд, SKU (если речь идет о товаре), категория, описание, теги, коллекция, сезон и любые другие кастомные параметры. Это очень облегчает поиск и фильтрацию контента, делая его более быстрым и точным.
Пользователи могут быстро находить нужные файлы, применяя гибкую систему фильтрации и AI-инструменты. В свою очередь это экономит время и снижает вероятность использования устаревших или некорректных файлов.
5. Один и тот же визуальный контент нужно заливать в множество систем. Это могут быть сайт, ERP, любые мобильные и веб-приложения, PIM-система, маркетплейсы, B2B-порталы партнеров. Если хранить весь визуальный контент на сервере или в облачном диске типа Google Drive или Яндекс Диск, то пользователям придется сперва скачать нужные файлы, а затем передать их в ту или иную систему.
DAM поможет автоматизировать процесс обмена контентом между веб- или мобильными приложениями за счет интеграций по API. Вы можете кастомно настроить их под процессы бизнеса.
6. Предоставить доступ к нужным файлам – целый квест для команды. Давайте признаемся, мы все получаем фото и видео от коллег в чатах Telegram или даже WhatsApp. Когда объем такого контента невелик, обмен файлами в мессенджерах может казаться удобным. Но по мере роста количества файлов, коллеги начинают тонуть в потоке информации, а сам контент – теряться. Поддерживать актуальность версий файлов в таком режиме попросту невозможно. В итоге такой обмен порождает путаницу и потерю времени.
В DAM системе очень просто предоставить доступы к контенту любым участникам бизнес-процесса. Система позволяет гибко настроить ролевые модели и четко разграничить, кто и к каким файлам имеет доступ. К тому же DAM позволяет легко делиться контентом с коллегами или партнерами через функцию шеринга файлов, что обеспечивает удобный и безопасный доступ к актуальным материалам из одного централизованного места. Благодаря этому не нужно вручную отслеживать версии файлов и обмениваться ими через многочисленные каналы связи.
Коллегам остается только привыкнуть, что в чаты теперь можно отправлять только мемы. А для фото и видео есть интуитивно понятная DAM, например, Mediaquad.
7. Нужно создавать множество вариантов на базе существующего контента.
Командам креаторов бренда часто приходится адаптировать существующий контент для различных каналов, носителей и ресурсов. Для этого обычно привлекают дизайнеров или подрядчиков, либо сотрудники самостоятельно используют различные графические программы. Например, изображение товара нужно подогнать под требования различных маркетплейсов, а рекламные баннеры — под специфические форматы и ограничения площадок. Этот казалось бы несложный процесс требует значительных временных и ресурсных затрат, особенно при больших объемах контента.
DAM позволяет автоматизировать эти задачи. В системе можно хранить эталонные версии контента и автоматически преобразовывать их под нужные параметры в зависимости от требований канала загрузки. Это существенно упрощает процесс адаптации, устраняя необходимость в ручной работе и обеспечивая соответствие материалов стандартам качества и требованиям бренда на всех платформах.
Преимущества DAM
Итак, DAM-система обладает рядом преимуществ перед традиционным хранением на серверах или в облачных дисках:
- Централизованное хранение: все файлы находятся в одном месте, их легко найти и ими просто управлять.
- Гибкие инструменты для организация контента и упрощения поиска: метаданные, теги, категории и другие кастомные параметры.
- Версионность: Просто отслеживать изменения файлов и восстанавливать предыдущие версии.
- Безопасность: Контролируемый доступ к файлам и защита от несанкционированного использования.
- Автоматизация: сокращение времени на рутинные задачи, чтобы повысить эффективность работы.
- Интеграция: совместимость с ERP, CMS, PIM, и другими приложениями для бесшовной работы.
Пример клиента Mediaquad
Международный производитель косметики использовал DAM-систему для организации своей библиотеки изображений. Благодаря этому процесс создания новых маркетинговых материалов ускорилось втрое, команда стала активнее использовать имеющийся контент и сэкономила время и ресурсы на создании нового.
Таким образом, DAM-система – это окупаемая инвестиция в оптимизацию бизнес-процессов. Платформа позволяет повысить эффективность работы, улучшить качество контента и снизить риски, связанные с потерей данных. Получите тестовый доступ к DAM Mediaquad прямо сейчас. А если остались вопросы, оставьте ваши контакты и мы проведем подробное демо системы.
>> Кейсы применения и новости об обновлениях DAM Mediaquad в нашем Telegram-канале.