DAM или облачное хранилище: что выбрать?
По мере роста бизнеса компании сталкиваются с огромными объемами цифрового контента. Для эффективной работы с ним необходимо надежное решение для хранения и управления. Два популярных варианта – облачные хранилища и системы управления цифровыми активами (DAM). Какой из них выбрать для бизнеса? Предлагаем разобрать особенности и преимущества каждого.
Что такое DAM система?
DAM (Digital Asset Management) – это комплексное решение для хранения, организации и управления цифровыми активами компании, такими как фото, изображения, видео, аудиофайлы и любые другие документы. DAM-системы позволяют:
- Объединить все цифровые активы в одном месте;
- Организовать медиатеку контента с помощью метаданных, тегов и категорий;
- Контролировать версии файлов и отслеживать изменения;
- Управлять правами доступа для разных пользователей и групп;
- Интегрироваться с другими бизнес-системами (ERP, CMS, CRM и др.);
- Автоматизировать работу с визуальным контентом и бизнес-процессы, связанные с его производством и повторным использованием;
Что такое облачное хранилище?
Облачные хранилища (популярные решения – Google Drive, Яндекс Диск, Dropbox, хранилище на собственном сервере компании) – это удобный инструмент для хранения файлов онлайн. Такие хранилища просты в использовании и позволяют загружать, хранить и делиться файлами. Однако облачные хранилища подходит для базового хранения данных. Они не предназначены для комплексного управления цифровыми активами, интеграций или строгого контроля, что становится проблемой при росте объемов информации.
Чем отличаются DAM и облачные хранилища?
Разберем несколько основных критериев, по которым можно сравнить обе системы, на примере DAM Mediaquad.
| Функционал | DAM Mediaquad | Облачное хранилище |
|---|---|---|
| Хранение | Централизованное и структурированное, общее для всей компании, доступное разным командам, страновым подразделениям и филиалам. | Простое, часто разрозненное у разных отделов / команд, в том числе по разным типам хранилищ. |
| Поиск | Быстрый, с использованием ключевых слов, метаданных и гибкой системы фильтрации по заданным критериям. | Поиск по названиям и папкам. Нужно знать структуру файлов. Нет описаний или метатегов, фильтрация ограничена. |
| Контроль версий | Гибкий, автоматический. | Ручной |
| Интеграция с системами | Широкий выбор интеграций по API с ERP, CMS, PIM и другими системами. | Ограничена, в осносном с офисными приложениями. |
| Управление правами доступа | Набор инструментов (в том числе AI), для автоматизации рабочих процессов. Аналитика использования контента в базе. | Тонкая настройка доступа, вплоть до отдельных файлов. |
| Загрузка файлов для команд партнеров и подрядчиков | Отдельный «Гостевой портал» для загрузки без создания отдельных пользователей. Доступ к основному хранилищу может быть ограничен. | Ограниченные возможности предоставления доступов на загрузку по email. При этом требуется особенная настройка доступов к другим файлам хранилища. |
| Управление лицензиями и правами на контент | Есть функционал для прикрепления лицензий и договоров на производство контента. Управление сроками действия и правами доступа. | Ограниченные возможности. |
| Автоматизация рабочих процессов | Есть автоматизация как процессов, так и управления метаданными, обогащения и изменения. | Отсутствует |
| Преобразование файлов и автоматическая конвертация | Возможно изменять размеры и расширения изображения, форматы и типы файлов, настройка пресетов. | Отсутствует |
| AI-инструменты | Использование AI-функционала | Отсутствуют или возможности ограничены |
| Безопасность данных | Высокий уровень безопасности, настраиваемые уровни доступа и ролевые модели. | Базовый уровень. |
| Аналитика и отчетность | Продвинутые инструменты для аналитики и отчетности использования контента, производительности и эффективности. | Отсутствует или возможности ограничены. |
| Масштабирование | Высокое, под бизнес-задачи. | Ограниченное базовыми функциями. |
Когда выбрать DAM, а когда облачное хранилище?
Выбирайте DAM, если:
- В компании внушительный объем разнообразного цифрового контента – не только визуального, но и сопутствующей документации. Наша рекомендация по объему – от 300 Гб;
- Сотрудникам из разных команд необходимо искать, обмениваться контентом и повторно использовать контент, произведенный разными подразделениями;
- Вам важно контролировать версии файлов и права доступа;
- Необходимо автоматизировать процессы работы с контентом;
- Нужна интеграция с другими системами, в том числе сайтом, PIM, ERP, другими бизнес-приложениями;
- Нужно избежать потери фото и видео, которая возможна при уходе сотрудников, ограничении использования определенных сервисов в России и т.п.;
- Необходимо обеспечить безопасность данных;
- Вы хотите обеспечить единообразие бренда и качества контента.
Выбирайте облачное хранилище, если:
- В компании небольшой объем файлов, исчисляемый десятками или парой сотен Гб;
- Вам нужна простая система для хранения и обмена файлами, привычная в повседневной жизни и не требующая дополнительного обучения;
- Компания готова тратить ресурсы на использования разнообразных дополнительных инструментов для работы с визуальным контентом;
- Вы не планируете масштабировать систему управления контентом.
Выбор между DAM и облачным хранилищем зависит от конкретных потребностей бизнеса. Если вам необходимо эффективное управление большим объемом цифровых активов, DAM – оптимальное решение. Облачное хранилище подойдет для небольших компаний с ограниченными требованиями. Остались вопросы по использованию DAM для вашей компании? Оставьте заявку на демо и начните тест платформы под ваши бизнес-задачи.