DAM vs CMS: как выбрать систему управления контентом

Если вы работаете с контентом, наверняка сталкивались с DAM и CMS-системами. Разберёмся, в чём разница между системами управления контентом и медиафайлами, и в каких случаях каждая из них нужна команде.

Что такое CMS и для чего она нужна

Представьте, что вы запускаете сайт или интернет-магазин. Content Management System (CMS) — это инструмент для создания и управления всем, что видят посетители: структурой сайта и меню, страницами, текстами, фотографиями и видео.

Самое приятное – как правило, для работы в CMS не нужно быть программистом. Система даёт готовые шаблоны и конструкторы, где можно собрать страницу из типовых блоков. Написали статью в блог, скопировали в CMS, добавили изображения, нажали «Опубликовать».

Что такое DAM и зачем она вам

Digital Asset Management (DAM) — это скорее центр управления всеми медиафайлами компании: фотографиями продукции, видеороликами, логотипами, презентациями, макетами упаковки, 3D-моделями.

DAM решает главную боль растущих команд: хаос в файлах. Помните, как дизайнер присылает «logo_final_2.png», а через неделю кто-то срочно пишет, что это не финальная версия? DAM исключает эти ситуации.

С другой стороны, у DAM есть ограничения. Хоть системы обладают функциями публикации и встраивания контента, не все из них помогут в создании хорошо продуманных и структурированных страниц, как CMS.

В чём системы схожи

• Оба инструмента работают с цифровым контентом и делают его доступным для множества пользователей — это и есть главное сходство DAM и CMS.
• Оба решения подходят для команд. Конечно, DAM и CMS может использовать один человек, но большинство их функций адаптированы под совместную работу.
• И DAM, и CMS помогают улучшить рабочий процесс и, следовательно, повышают эффективность команды. Без CMS вообще сложно представить работу сайтов.

Посмотрим на системы в деталях.

Что умеет CMS

С такой системой вам доступно создание и редактирование контента:

• Использовать готовые блоки для сборки страниц
• Встраивать медиа — изображения, видео, аудио
• Работать с WYSIWYG-редактором форматированных текстов, чтобы следить за результатом в процессе написания
• Добавлять карточки товаров, таблицы, списки, галереи, баннеры
• Создавать многоколоночные макеты с помощью drag-and-drop конструкторов

Управление публикациями:

• Планировать публикации на конкретную дату и время (в большинстве CMS)
• Создавать черновики и сохранять промежуточные версии
• Возвращать предыдущие редакции материала
• Просматривать контент перед публикацией на разных устройствах
• Настраивать автоматическую архивацию устаревших материалов

Работа с командой:

• Распределять роли и права доступа — редактор, автор, модератор, администратор
• Настраивать процесс: один пишет, другой проверяет и оставляет комментарии, третий публикует
• Отслеживать, кто и когда вносил изменения
• Получать уведомления о статусе публикаций

Оптимизация контента и его продвижение:

• Редактировать мета-теги, заголовки, описания для поисковиков, URL-адреса страниц
• Создавать автоматические карты сайта (sitemap)
• Интегрировать аналитику для отслеживания трафика (Яндекс Метрику, Google Analytics и тп)
• Настраивать редиректы, отслеживать битые ссылки с 404-й ошибкой
• Оптимизировать изображения для быстрой загрузки

Настройка дизайна и персонализации:

• Переключаться между темами оформления
• Настраивать внешний вид под фирменный стиль
• Создавать адаптивный дизайн для мобильных устройств
• Проводить A/B-тесты страниц

Расширение функций:

• Устанавливать плагины и расширения из маркетплейсов приложений
• Добавлять формы обратной связи, опросы, калькуляторы
• Интегрировать CRM, DAM, PIM, системы для email-рассылок, чат-боты
• Подключать платёжные системы для e-commerce и не только
• Настраивать многоязычность сайта

Популярные CMS: WordPress, Tilda, 1С Битрикс, InSales, Яндекс Кит, Opencart.

Где CMS показывает себя лучше всего

CMS хороша для ведения блогов, корпоративных сайтов и интернет-магазинов, особенно когда необходимо регулярно публиковать статьи, обновлять описания товаров или заполнять лендинги, этого инструмента достаточно.

Но есть нюанс: медиатека в CMS простая. Вы можете загружать картинки и видео, но когда файлов больше сотни, и у них разные категории и рубрики, начинаются проблемы с сортировкой и поиском. Поиск изображения превращается в квест, версий файлов становится всё больше, и никто не знает, какую использовать.

Что умеет DAM

Функции управления цифровым контентом здесь намного шире и глубже.

Построение централизованного хранилища:

• Единая система для цифрового контента компании с поддержкой превью и воспроизведения любых форматов — от JPG и MP4 до рабочих файлов Photoshop
• Массовая загрузка файлов, через FTP или S3 — хранилища
• «Зона ожидания» для входящих файлов для проверки перед загрузкой. Например, в Mediaquad DAM это настроено через проверку файлов, загруженных с помощью «Гостевых порталов»
• Неограниченное хранение исходников в оригинальном качестве
• Автоматическое резервное копирование и защита от потери данных

Организация порядка в файлах:

• Множественные теги и любое количество характеристик для одного файла: продукт, сезон, канал, регион
• Гибкая систематизация для настройки динамических подборок файлов. В Mediaquad DAM мы называем это коллекциями с добавлением собственных полей метаданных
• Автоматическая категоризация и тегирование с помощью AI
• Связывание контента между собой
• Цветовые метки и приоритеты для быстрой визуальной навигации

Работа с продвинутым поиском:

• В DAM доступен поиск и фильтрация по ключевым словам, тегам, датам, авторам и множеству других характеристик
• AI-поиск по содержимому изображения, например, в Mediaquad вы можете вбить в поиск «фото с красными кроссовками» и получить подборку даже еслиу  вас нет такой характеристики — «красные кроссовки»
• Поиск похожих изображений и дубликатов (по цветовой палитре, содержимому, размеру файла)
• Сохранённые поисковые запросы для регулярных задач

Контроль версий:

• Автоматическое сохранение всех версий файла с историей изменений и откатом к любой предыдущей версии
• Автоматическая деактивация устаревших материалов
• Сравнение версий
• Замена файла с обновлением везде, где он используется

Управление доступом:

• Настройка прав на уровне пользователя, группы, проекта
• Роли: просмотр, скачивание, редактирование, одобрение, администрирование
• Создание брендовых порталов для внешних пользователей
• Безопасная передача файлов
• Контроль за скачиваниями и использованием контента

Автоматизация процессов:

• Автоматическое проставление тегов на основе AI-распознавания
• Уведомления команде при загрузке, изменении или одобрении файлов
• Пакетное переименование и изменение метаданных
• Автоматическая архивация по заданным правилам

Адаптация контента под разные задачи:

• Изменение размера, формата, разрешения прямо в системе
• Создание контента для разных каналов: соцсети, маркетплейсы, печать
• Генерация превью
• Наложение водяных знаков и брендовых элементов

Совместная работа:

• Комментарии и аннотации прямо на изображениях
• Согласование макетов с пометками правок
• Обсуждения в контексте конкретного файла
• Назначение задач коллегам на доработку
• Сравнение вариантов дизайна

Отчётность:

• Отслеживание популярности и использования контента
• Статистика скачиваний по регионам, командам, каналам
• Отчёты по срокам действия лицензий и правам
• Аудит доступа и действий пользователей

Интеграции:

• Синхронизация с любыми системами по API – CMS, PIM, CRM и другими
• Интеграция с платформами e-commerce
• Связка с социальными сетями для прямого постинга
• API для кастомных интеграций

Популярные примеры: Mediaquad, Bynder, Pimcore, Picvario, Adobe Experience Manager Assets

Когда DAM становится необходимостью

DAM критична для бизнеса, который управляет:

• Большими объёмами визуального контента (от 500 Гб)
• Несколькими брендами или продуктовыми линейками
• Задачами для агентств и подрядчиков
• Контентом под разные каналы: сайт, соцсети, маркетплейсы, офлайн

В том числе и компаниям, которые стремятся к единообразию бренда в разных точках контакта.

По данным исследований, компании теряют до 20% рабочего времени просто на поиск нужных файлов. DAM решает эту проблему радикально.

Главные различия DAM и CMS

Разложим по полочкам все ключевые отличия в таблице.