Как пользоваться автоматизацией папок в Mediaquad DAM

 

Управлять цифровым контентом можно проще, быстрее и эффективнее – с помощью автоматизации папок в Mediaquad DAM. Эта функция избавляет от рутинных задач и помогает стандартизировать процессы работы с файлами. Так можно автоматизировать ключевые процессы, связанные с загрузкой, перемещением и организацией файлов, значительно повышая эффективность работы.

Почему это стоит использовать?

Автоматизация папок в DAM позволяет:

• Изменять названия файлов – например, автоматически добавлять к ним префиксы и/или постфиксы;
• Назначать статусы файлам – присваивать загруженным или перемещенным файлам нужные статусы, упрощая контроль их жизненного цикла;
• Изменять значения атрибутов – автоматически заполнять атрибуты загруженных файлов, сокращая ручную работу;
• Контролировать лицензии – автоматически присваивать файлам параметры лицензии, срок действия и прописывать ограничения на использование.

Как использовать автоматизацию папок?

Автоматизация папок решает множество задач, связанных с управлением контентом. Рассмотрим основные сценарии использования.

1. Унификация наименований контента для товарных карточек

В крупных e-commerce проектах важно, чтобы все файлы были названы строго по определенным правилам. Mediaquad DAM позволяет автоматизировать этот процесс, что особенно актуально для работы с маркетплейсами и дистрибьюторами. Чтобы упростить поиск и интеграцию данных, папки в DAM могут организовываться по SKU, артикулу или EAN.

Как это работает:

• Создается структура папок, где конечные папки соответствуют конкретным товарам;
• Настраивается автоматизация, добавляющая к файлам уникальные наименования.

Пример: Изначально у нас есть изображения товара с разных ракурсов, их названия – main.png, front.png. Если загрузить эти файлы в папку sku458382, они автоматически получат имена sku458382_main.png, sku458382_front.png и т. д.

2. Автоматическое обогащение файлов атрибутами

При загрузке контента в DAM важно, чтобы файлы сразу получали нужные атрибуты. Например, в крупных компаниях с разными подразделениями часто требуется указывать SKU, бренд, категорию или даже данные об авторе изображения. Однако, при большом объеме данных ошибки неизбежны. С Mediaquad DAM вручную заполнять эти параметры не придется. Автоматизация папок позволяет избежать ошибок, автоматически присваивая файлам нужные атрибуты при загрузке.

Пример:

• В структуре библиотеки конечные папки соответствуют определенным SKU;
• При загрузке файла в такую папку ему автоматически присваивается атрибут SKU, вручную вводить ничего не нужно.

 

3. Автоматизация бизнес-процессов через статусы файлов

В больших командах файлы проходят несколько стадий обработки: сначала их загружают, затем проверяют, редактируют и утверждают. Чтобы избежать путаницы и ускорить работу, Mediaquad DAM позволяет автоматически назначать статусы файлам.

Как это работает:

• При загрузке в папку «Фото от агентства» файлы получают статус «На проверке»;
• После проверки и перемещения в папку «Готовые промо» файлы автоматически получают статус «Активный»;
• Интеграции с внешними системами и площадками могут учитывать статусы, например, на сайт выгружаются только файлы со статусом «Активный».

4. Контроль лицензий и прав использования

Работа с медиафайлами часто сопровождается юридическими нюансами – нельзя использовать изображения моделей без разрешения, есть ограничения по публикации в разных странах и т. д. Mediaquad DAM помогает контролировать эти параметры, снижая риски нарушений. Автоматизация позволяет минимизировать риски их неправильного применения.

Как это работает:

• При загрузке в папку файлу автоматически присваиваются параметры лицензии;
• Можно задать срок действия прав, настроить напоминания о приближении даты окончания лицензии;
• По истечении срока файл может быть автоматически переведен в статус «Неактивный» или удален.

Как настроить автоматизацию папок?

1. Откройте раздел «Папки» в библиотеке Mediaquad DAM.
2. Выберите нужную папку и перейдите в пункт «Автоматизация».
3. В открывшемся окне настройте параметры:
   • Добавление префикса или постфикса к названиям файлов;
   • Присвоение статусов загруженным файлам;
   • Автоматическое заполнение атрибутов.
4. Нажмите «Применить» – теперь все файлы, загруженные в эту папку, будут обрабатываться автоматически.

Важно: Автоматизация действует только на файлы, загруженные после настройки. Она не применяется к уже существующим файлам.

Автоматизируйте работу, чтобы избавиться от ошибок и рутины

Автоматизация папок в Mediaquad DAM – это эффективный инструмент для стандартизации и упрощения работы с цифровыми активами. Это помогает унифицировать контент, автоматизировать рутинные процессы, минимизировать ошибки и контролировать лицензии. Используйте этот функционал, чтобы повысить удобство и скорость работы с файлами.

>>> Подпишитесь на Telegram-канал Mediaquad, чтобы не упустить кейсы использования функционала и обновления системы.

Изображение на обложке: Unsplash