Как создать гостевой контент-портал для загрузки файлов
Поставщики присылают контент по email, в мессенджеры, файлообменники… Потом вы тратите часы на то, чтобы разобраться, где что лежит и всё ли на месте.
В Mediaquad DAM мы добавили функциональность «Гостевые порталы». В этой статье расскажем про то, как они работают и какие задачи можно решать с их помощью.
Что такое гостевой портал и зачем он нужен
По сути, это ваша персональная точка входа для тех, кто не работает в DAM-системе напрямую. Представьте: вы даёте поставщику или подрядчику специальную ссылку, и он может загружать файлы прямо в вашу систему. При этом вы контролируете весь обмен файлами — что можно загружать, куда они попадут, кто их проверит.
Звучит просто, но тут появляется много важных вопросов.
- Кто именно может загружать файлы?
- Какие форматы допустимы? Какого размера?
- Куда они попадут после загрузки?
- Кто будет их проверять и одобрять?
- Нужен ли пароль для доступа к порталу?
Ответы на эти вопросы зависят от того, как устроены ваши процессы. Но без чётких правил наладить надёжное хранение цифрового контента просто не получится.
Когда гостевые порталы особенно полезны
Мы собрали несколько типичных ситуаций из практики наших клиентов:
Работа с агентствами и фрилансерами. У вас есть дизайнеры, фотографы, видеографы, которые создают контент на аутсорсе. Им не нужен полноценный доступ в DAM — достаточно возможности загрузить готовые материалы. Создаёте для каждого подрядчика отдельный портал, а ваш менеджер проверяет и принимает работу.
Контент от внутренних команд. Допустим, у вас несколько отделов, которые производят свои материалы — маркетинг, продуктовая команда, региональные офисы. Через порталы они загружают файлы только в свои папки и сразу заполняют нужные характеристики: описание, бренд, артикул товара.
Контроль качества библиотеки. Предположим, в вашей компании есть человек, который отвечает за порядок в DAM — следит за структурой, качеством контента, правильным заполнением атрибутов. Заменив стандартную загрузку файлов на порталы, вы даёте ему инструмент для фильтрации всего, что попадает в систему. Не соответствует стандартам? Отклоняем и просим переделать.
User-Generated Content. Ваши клиенты или подрядчики сами создают контент — фотографии, видео, отзывы. Через портал они могут делиться этим с вами, а благодаря настройкам такой контент автоматически попадёт в нужную папку с правильным статусом. Библиотека остаётся чистой и организованной.
Поставщики товаров с собственным контентом. Вы работаете с производителями, которые сами фотографируют свою продукцию. Создаёте персональный портал для поставщика контента с обязательными полями для заполнения — и получаете файлы с указанием артикулов, брендов и других важных характеристик. Не нужно потом вручную разбираться, к какому товару относится та или иная фотография.
Как работает гостевой портал
Если упростить процесс до базовых шагов, получается примерно так:
- Администратор системы (или менеджер с нужными правами) создает портал.
- Настраивает его под конкретную задачу. Назначает ответственного, который будет проверять загруженные материалы.
- Отправляете ссылку на портал своим партнёрам — поставщикам, подрядчикам, коллегам из других отделов.
- Они загружают файлы через удобный интерфейс, заполняют нужные поля.
- «Библиотекарь» проверяет материалы и решает: одобрить или отклонить. Можно указать причину отклонения, чтобы отправитель понимал, что нужно исправить.
- Одобренные файлы автоматически попадают в DAM-систему в нужные папки. Отклонённые возвращаются отправителю с комментариями.
Всё прозрачно, хранение контента под контролем. Не нужно перебирать письма и мессенджеры, искать потерянные файлы или гадать, откуда взялся тот или иной материал.
Просмотр файла проверяющим
Страница файлов, которые отклонили
Просмотр отклоненного файла
Что ещё умеют гостевые порталы
Гибкость настроек — ещё одно преимущество. Можете адаптировать порталы под свои процессы, какими бы специфичными они ни были.
Что ещё можно настроить:
- Срок жизни портала — удобно для временных проектов или разовых задач.
- Внешний вид портала под стиль бренда, чтобы партнёры работали в узнаваемом интерфейсе, будто это личный кабинет для поставщиков.
- Задавать различные лимиты и ограничения по размеру файлов, количеству загрузок, форматам и так далее.
Многое зависит от того, как вы работаете с метаданными, какую статусную модель используете, применяете ли коллекции для группировки контента. Порталы интегрируются во все эти процессы и помогают их автоматизировать.
История из практики
Один из наших клиентов рассказал кейс. В их компании есть роль — условно «библиотекарь». Этот человек отвечает за то, чтобы в DAM хранился только качественный, правильно оформленный контент.
Они заменили обычную загрузку файлов на загрузку через портал. Теперь каждый файл, прежде чем попасть в систему, проходит проверку. Библиотекарь смотрит на качество, формат, заполненность атрибутов — и только после одобрения материал оказывается в DAM.
Результат? Никакого несогласованного контента в системе. Библиотека стала действительно надёжным источником, из которого можно брать материалы без опасений.
Почему это важно
Гостевые порталы напрямую влияют на качество вашей библиотеки. Чем лучше организованы хранение контента и процесс загрузки, тем проще найти нужный файл, тем выше доверие к контенту, тем эффективнее работает вся команда.
Порталы в Mediaquad DAM помогают расширить возможности взаимодействия с поставщиками, подрядчиками, клиентами, другими подразделениями компании. Вы повышаете безопасность данных, контролируете качество и создаёте единую точку входа для всех, кто поставляет вам контент.