Лицензии под контролем: как DAM-система помогает выпускать контент без ошибок

Создание любой фотографии, видеоролика или аудиофайла для бизнеса сопровождается особыми условиями: коммерческая или некоммерческая лицензия, территориальные ограничения, срок действия авторских прав. Несоблюдение этих правил может обернуться серьёзными проблемами – от судебных разбирательств до финансовых потерь и подрыва деловой репутации.

DAM-система Mediaquad помогает создать атрибутивную модель для ограничений в использовании контента и связать её с цифровыми активами. Каждому файлу присваиваются важные метки: тип лицензии, сроки действия, регионы использования, сведения об авторских правах и другое. Это помогает быть уверенным, что контент используется корректно, его юридическая чистота и авторские права соблюдены.

Основы настройки ограничений и лицензий в DAM

В системе Mediaquad доступно три типа ограничений прав. Они определяют условия использования цифровых активов.

• Ограниченные права дают возможность пользоваться файлом с соблюдением определенных условий в том или ином объеме.
• Неограниченные права предполагают возможность использовать файл без каких-либо юридических ограничений.
• Неизвестные права используются в ситуациях, когда имя автора или иного правообладателя авторских или смежных прав на изображение или файл не установлены, либо установлены не в полном объеме. Например, нет сведений о месте жительства автора или адресе правообладателя, чтобы направить ему юридически значимое сообщение.

Выбрать и заполнить сведения о действующих ограничениях можно в момент первоначальной загрузки файлов в систему и позже через удобный интерфейс. Например, для каждого нового файла сразу можно указать:

• Тип использования: Коммерческое / Некоммерческое
• Модельный релиз: Да / Нет
• Правообладатель: Имя автора, контакты
• Территориальные ограничения: Страны, где разрешено использование
• Даты начала и окончания лицензии: [ДД.ММ.ГГГГ]

Это пример базового набора атрибутов. Для сложных случаев можно добавить специфичные условия лицензий, требования к использованию в определенных медиа (онлайн/оффлайн), возрастные ограничения и прочее. Это даст возможность учитывать все нюансы и особенности отдельного проекта или рекламной кампании.

Как управлять лицензиями и ограничениями для множества файлов

Работать с атрибутами лицензий и ограничений можно сразу для множества файлов. При этом доступно несколько типов действий. Расскажем о них ниже.

Массовые операции: можно изменять тип ограничения или обновлять атрибуты для множества файлов одновременно.

Автоматизация удаления и смены статуса: файлы с истекшей лицензией автоматически удаляются или получают новый статус, предотвращая некорректное использование устаревшего контента.

Уведомления: пользователи заранее получают оповещения о приближающемся окончании сроков лицензий с различными интервалами (за 1 день, 7 дней, 30 дней и 90 дней).

Фильтр и экспорт данных: можно фильтровать нужные файлы по нескольким параметрам и скачивать информацию об ограничениях в отдельный документ для работы вне DAM-системы.

Гармония в структуре данных

Атрибутивная модель ограничений: можно создать четкую и логичную структуру данных, которая облегчает управление ограничениями на использование файлов и снижает вероятность ошибок.

Визуальные индикаторы ограничений: можно быстро определить статус прав на использование контента. Цветовая схема делает процесс интуитивно понятным. Смотрите, на видео, как это настроить.

• Зеленый – неограниченные права. Строгих лицензионных требований нет, контент можно использовать без ограничений.
• Оранжевый – ограниченные права. Важно учитывать условия использования, чтобы избежать нарушений. Такой цифровой контент требует особого внимания и дополнительных проверок.
• Красный – неизвестные права. Это предупреждает о необходимости провести дополнительную работу, чтобы избежать потенциальных проблем с авторскими правами.

Сценарии использования

Рассмотрим несколько кейсов и оптимальные методы их решения с помощью системы управления цифровыми активами (DAM).

Фото и видео конференции: как управлять согласиями участников на съемку

После проведения крупной конференции обычно появляется множество фото и видео, которые необходимо использовать с учетом прав участников.

Для этого в DAM-системе:

• Фото и видео, по которым нет согласия, помечаются как «неизвестные права». Это обозначение предупреждает об отсутствии необходимых документов. Такие файлы требуют особого внимания и дополнительной проверки перед их использованием.
• Фото и видео, по которым получено согласие на съемку, помечаются как «неограниченные права». Согласия прикрепляются к этим медиаматериалам в виде дополнительных файлов. Так вы всегда будете уверены, что используете только одобренный контент. Это особенно важно в контексте соблюдения законодательства о защите персональных данных и авторских прав.

Сертификаты на товары: как своевременно обновлять эти документы

Компании, работающие с сертифицированными товарами, сталкиваются с необходимостью управления большим объемом сертификатов качества, которые имеют ограниченный срок действия и должны быть привязаны к конкретным продуктам. Ручное управление этим процессом может быть сложным и подверженным ошибкам.

Система Mediaquad позволяет автоматически отслеживать сроки действия сертификатов, отправлять уведомления о необходимости их обновления и менять статусы этих документов.

• Интеграция данных с корпоративным сайтом или маркетплейсом обеспечивает своевременное обновление данных о сертификатах.
• Клиенты всегда имеют доступ к актуальной информации, что укрепляет их доверие к компании и ее товарам.

Модельный релиз: как избежать юридических рисков

Предположим, ваше агентство организует фотосессию с участием популярной модели и подписывает модельный релиз. Он ограничивает использование изображений – только в социальных сетях и на сайте. Однако позже вы решаете расширить рекламную кампанию, включая наружную рекламу. Нарушение условий модельного релиза может привести к серьезным юридическим последствиям, включая судебные иски.

В DAM-системе все фотографии хранятся вместе с соответствующими модельными релизами. Добавлять информацию о релизах можно автоматически на этапе загрузки файлов в систему, если выбрать функцию автоматизации папки и присвоить параметры лицензий. Позже ваша команда сможет проверять ограничения по модельным релизам перед использованием в рекламе. Это обеспечит соблюдение правовых аспектов.

Фотосессия по схеме Time for Print: как защитить права всех участников

Когда фотограф проводит фотосессию с моделью по схеме TFP (Time for Print), это подразумевает обмен услугами: модель получает фотографии, а фотограф – портфолио. Однако после съёмки возникает проблема организации и управления большим количеством цифровых активов. Необходимо обеспечить удобный доступ к изображениям, возможность классификации и выбора лучших кадров, а также юридическую защиту прав обеих сторон.

Для этого все изображения после съёмки можно загрузить в DAM-систему. Фотограф и модель получают доступ к системе, где будут просматривать и выбирать лучшие кадры, определяя и фиксируя условия их использования. Это гарантирует соблюдение прав обеих сторон. Организовать загрузку файлов в DAM можно при помощи Гостевого портала. В этом случае фотографу не нужно заводить отдельный аккаунт в DAM, достаточно отправить ссылку на портал. Затем он сможет залить фото и дополнить их нужными характеристиками, от нюансов съемки до информации о лицензиях. Если нагружать этим фотографа не очень практично, то данные лицензий может довнести менеджер, принимающий фото с Гостевого портала и согласующий новые файлы.

Рекламные кампании: как преодолеть географические ограничения

Предположим, вы как производитель шоколада из России выпустили серию с дизайном, вдохновленным дубайским шоколадом, и столкнулись с неожиданными трудностями при выходе на рынки Казахстана и Киргизии. Яркое восточное оформление, которое было успешным в России, оказалось не таким выигрышным для местной аудитории, как в России. Это привело к низким продажам и неоправданным затратам на продвижение. Вторая версия упаковки и маркетинговых материалов была выпущена специально под местный рынок. Эти особенности можно отразить в DAM при заливке файлов.

• DAM-система позволяет систематизировать маркетинговые материалы по регионам, обеспечивая соответствие контента особенностям каждого рынка.
• Ограничение территории помогает адаптировать рекламные материалы и кампании к местной культуре и помогает избежать использования неподходящих визуальных решений.
• Контролируемый доступ к цифровым активам дает возможность региональным маркетологам выбирать только подходящие варианты.
• DAM-система позволяет систематизировать маркетинговые материалы по регионам, обеспечивая соответствие контента особенностям каждого рынка.
• Ограничение территории помогает адаптировать рекламные материалы и кампании к местной культуре и помогает избежать использования неподходящих визуальных решений.
• Контролируемый доступ к цифровым активам дает возможность региональным маркетологам выбирать только подходящие варианты.

Максимально упростите контроль над цифровым контентом

Протестируйте бесплатную версию Mediaquad DAM и откройте новые возможности для эффективного управления контентом уже сегодня.

Фото и видеоматериалы в статье подготовлены на основе фото Unsplash.com