Внедрение DAM с нуля: пошаговый план для бизнеса

«Где финальный баннер?» «Почему тут старый логотип?». Если такие вопросы звучат регулярно, значит контент в компании пора привести в порядок.

Файлы хранятся в разных местах — в почте, мессенджерах, на личных ПК сотрудников. Из-за этого появляются дубли, ошибки и срываются сроки. Всё это напрямую влияет на запуск контента в работу и дальнейшие продажи.

Mediaquad DAM (Digital Asset Management) — это система управления цифровым контентом: логотипами, корпоративными фото, видеороликами, макетами упаковки, презентациями. Особенно актуально это для случаев, где нужно выпускать новые продукты, готовить материалы к мероприятиям и запускам, адаптировать дизайн под разные площадки, согласовывать десятки фотографий, видеороликов.

Общее пространство вроде Яндекс.Диска — про хранение. DAM решает задачу управления. Об этом мы уже писали. Это не архив и не замена CMS или PIM. DAM встраивается между созданием, согласованием, распространением и повторным использованием контента, связывая эти этапы в единый процесс.

Шаг 1. Аудит контента перед внедрением

Перед внедрением системы проведите аудит цифрового контента и сервисов. Достаточно понять общую картину.

• Сколько файлов храните: терабайты или хватает пары сотен гигабайт?
• Где лежат файлы: в общей папке на сервере, на Google или Яндекс Диске, на компьютерах сотрудников?
• Какие форматы используете — креативы для рекламы, видео для соцсетей, PDF-презентации?

Спросите у команды, как долго они обычно ищут нужный файл. Узнайте у дизайнеров, сколько раз заново создавали макет, потому что не нашли оригинал. Выслушайте маркетологов — наверняка есть истории про потерянные файлы.

Определите, кто будет пользователем DAM, какие отделы. На практике DAM помогает сразу нескольким функциям:

• Маркетингу — как источник актуальных материалов.
• PR-службам, бренд-командам — быстро находить и собирать актуальный контент для публикаций, рассылок и медиа.
• Продажам и партнёрам — видеть утверждённый контент.
• Юристам — способ контролировать лицензии и сроки использования контента.
• ИТ — как единая точка доступа с понятной моделью безопасности.

Проверьте, запутанная ли у вас структура папок, называют ли коллеги файлы как придется, представляет ли команда, где искать актуальные материалы.

Запишите все проблемы в чек-лист, чтобы решить их с помощью DAM-системы.

Шаг 2. Выберите того, кто отвечает за DAM

На старте DAM-системе нужен владелец, а лучше два:

• Бизнес-владелец — маркетинг, бренд или продукт — определяет правила, структуру хранилища и приоритеты.
• Технический владелец из ИТ-отдела — отвечает за стабильность, интеграции и доступы.

Без этих ролей даже хорошо настроенная DAM со временем станет вторым общим диском. Владельцы системы задают правила работы, следят за внедрением и улучшают процессы внутри DAM так, чтобы она автоматизировала как можно больше рутины.

Шаг 3. Определите требования и технические вводные

Определитесь с параметрами будущей системы. Начнем с хранилища. Если уже выяснили, сколько сейчас занимают файлы, добавьте запас на пару лет вперед.

Можете использовать хранилище, которое уже есть в компании, сервер или облако, за которое отвечает ИТ-отдел. Либо встроенное хранилище DAM-платформы.

В первом случае больше контроля и иногда ниже стоимость, но потребуется участие ИТ для настройки и поддержки, что увеличит нагрузку на команду и затраты. Во втором — все работает «из коробки», меньше контроля, но проще обслуживание.

Дальше — оцените примерное количество пользователей: сколько человек будут ежедневно искать, загружать и обновлять файлы. Важный момент: речь именно о тех членах команды, кому нужен доступ с авторизацией.

Если вы постоянно обмениваетесь файлами с подрядчиками, дизайн-студиями или типографиями, заложите в требования возможность внешнего доступа. Подрядчикам можно давать ограниченный доступ через гостевые порталы — так удобнее и безопаснее. Это отдельные входы в систему с ограниченными правами, без полноценного аккаунта пользователя.

Вместо пересылок по email или в мессенджерах подрядчики сами загружают файлы напрямую в DAM-систему и получают от вас готовые материалы в виде коллекций — заранее собранных наборов утверждённого контента под конкретную задачу (кампания, печать, адаптация). Можно создавать их вручную (например, «Материалы для осенней кампании 2024») или автоматически: система соберет в коллекцию файлы с тегом «упаковка» и статусом «утверждено».

Гостевой доступ влияет на выбор платформы, модель лицензирования и требования к безопасности, поэтому учитывайте его уже на этапе проектирования.

Интеграции и AI-возможности

Подумайте, с какими системами нужно будет связать DAM. Например, интернет-магазином на 1С-Битрикс или CRM-системой. Обычно DAM-систему связывают с:

• CMS — чтобы публиковать материалы на сайте и лендингах без ручной загрузки файлов в разные системы.
• PIM — для использования актуального контента в товарных карточках.
• CRM — чтобы менеджеры по продажам отправляли клиентам только утверждённые материалы.
• Дизайнерскими инструментами (Figma, Adobe CC) — чтобы загружать и обновлять файлы прямо из них.

Могут серьезно упростить жизнь и AI-функции в DAM:

• Система сама распознаёт, что изображено на фотографиях, проставляет теги и делает файлы доступными для поиска.
• Нашли один удачный кадр — DAM тут же перелистает за вас всю библиотеку и покажет подборку визуально похожих вариантов.
• После мероприятия или фотосессии нужно загрузить сотни файлов — благодаря распознаванию объектов и лиц DAM поможет отсортировать, разметить этот контент и сделать доступным команде для поиска по метаданным.
• Быстрая адаптация изображений без дизайнера или дизайнерских программ — убираете фон, готовите визуал под маркетплейс или презентацию.

Шаг 4. Настройте базовую структуру системы

Для внедрения Mediaquad DAM придумайте название аккаунта и его описание для внутреннего использования, название корневой папки — что-то простое и понятное вроде «Все файлы» или «Медиатека». Решите, как будет называться раздел помощи — «Поддержка», «База знаний» или иначе.

Определите базовую типологию. Не путайте с форматами файлов PNG или PDF, типология  — это категория, которую получит файл при загрузке Укажите название первого типа файлов. Например, «Основные файлы» или «Маркетинговые материалы».

Подумайте, кто в команде за что должен отвечать:

• Администраторы — контроль над системой, создание пользователей, настройка структуры. Например, 2-3 человека из ИТ-отдела или руководители.
• Руководители команд — управляют доступами для сотрудников, создают «коллекции», утверждают финальные версии файлов.
• Креативщики — дизайнеры, фотографы, видеографы. Они загружают файлы, оставляют комментарии. Могут работать с черновиками, без утверждения.
• Конечные пользователи — маркетологи, менеджеры по продажам с доступом к готовым материалам: скачать, поделиться ссылкой, посмотреть версии.
• Партнеры — только чтение, иногда загрузка через порталы. Редактировать ничего не могут.

Не забудьте про мета-поля для профилей пользователей. Добавьте «Должность» и «Департамент» — это поможет быстро понимать, кто за что отвечает.

Продумайте дерево папок под логику работы бизнеса. Например, для FMCG логично разделить контент по продуктовым линейкам, а внутри — по типам материалов: упаковка, фото продукции, видео, презентации.

Для промышленного холдинга удобнее структура по отделам или типам материалов. Например, чертежи, 3D-модели, презентации, фото объектов и маркетинговые материалы. Разные команды — проектные группы, маркетинг, отдел продаж, отдел технической документации — видят только те файлы, которые им нужны. Инженеры быстро находят актуальные чертежи, маркетологи — утверждённые фотографии и макеты, а продажи — презентации для клиентов.

Настройте атрибутивную модель — дополнительные поля у файлов. Это метаданные, например, дата съемки, копирайт, регион использования, статус согласования. Чем продуманнее атрибуты, тем проще поиск и работа с контентом.

Шаг 5. Перенесите контент и организуйте его

Начните с приоритетного контента — того, что используете чаще. Это актуальные логотипы, фирменный стиль, материалы для текущих кампаний. Загрузите их, проверьте, что все работает как надо, и только потом беритесь за архивы.

Если файлы находятся в облачном хранилище, то можно настроить автоматическую синхронизацию с DAM, чтобы загрузить контент автоматически. Если файлы разбросаны по компьютерам сотрудников, придется собирать вручную или попросить каждый отдел загрузить свою часть.

Определите принцип распределения по папкам. Посмотрите на текущие правила нейминга файлов, определите более понятную структуру названий, по которой можно автоматически распределить файлы по категориям.

Метаданные и теги

В обычной папке вы ищете файл по названию или дате. В DAM можно искать по десяткам параметров — благодаря метаданным.

Базовые метаданные часто заполняются автоматически при загрузке: размер, формат, дата создания, EXIF-данные для фотографий. Но важные для бизнеса параметры нужно добавлять вручную или через автоматизацию.

Представьте, что загружаете фото упаковки молока. Полезные метаданные: название продукта, SKU, дата начала использования дизайна, регион продаж, размер упаковки. Теперь проще найти варианты упаковки молока для Москвы.

Используйте теги. Слишком детальная система запутает коллег. Лучше 10-15 универсальных тегов, которыми все пользуются одинаково.

Статусы

Настройте набор статусов. Один из вариантов нашего клиента: «Новый» → «На проверке» → «Требует правок» → «Утвержден». Когда файлу поменяют статус, отправляйте уведомления — и коллеги узнают, что пора брать его в работу.

Шаг 6. Обучите команду

Даже самая удобная система требует адаптации. Люди привыкли работать по-старому, и им нужно время, чтобы освоиться.

Проведите обучающие сессии. Администраторам покажите все настройки и возможности. Креативной команде объясните, как загружать файлы и создавать версии. Конечным пользователям достаточно поиска и скачивания.

Не делайте один большой воркшоп на всех, у разных отделов — разные задачи. Лучше короткие встречи: 30 минут на конкретную роль, с примерами задач.

У DAM-системы Mediaquad уже есть видеоинструкции для типовых операций. «Как загрузить файл», «Как найти нужное изображение», «Как поделиться коллекцией с подрядчиком». Это как раз минимальная база знаний на старте.

Первые две-три недели у пользователей будет много вопросов. Создайте единый чат для вопросов по DAM. Так люди смогут быстро получать ответы от владельцев DAM, чтобы помочь с настройками, правилами и доступами. В случае технических проблем или сложных вопросов, владельцы DAM эскалируют их поставщику DAM.

Шаг 7. Запустите систему и оптимизируйте процессы

Первые месяцы работы — самые важные. Увидите, что работает хорошо, а что нужно подкрутить.

Отслеживайте базовые метрики, например, сколько файлов загружают каждую неделю, как часто коллеги заходят в систему. Вы увидите не только контент, но и то, как с ним работают: кто загружает материалы, кто скачивает, какие функции приносят пользу. Это позволяет поддержать новичков и увидеть автоматизацию в действии.

Если окажется, что после внедрения какой-то отдел почти не работает с DAM — выясните, какие проблемы у него возникают и какие потребности не удовлетворяются.

Сбор обратной связи

Через месяц после запуска проведите встречу с пользователями. Спросите: что нравится, что раздражает, чего не хватает. Иногда люди привыкли к старому и новое кажется непривычным. Фиксируйте, если несколько человек независимо указывают на одну проблему.

Постоянное улучшение

Запустили новую продуктовую линейку — добавьте для неё папку и набор атрибутов. Например, «Линейка X», с полями «SKU», «тип упаковки», «дата старта продаж» Начали работать с 3D-моделями — продумайте их путь. Выделите отдельный тип контента, добавьте атрибуты: версия модели, стадия проработки, назначение.

Периодически владельцы DAM могут проводить ревизию. Раз в квартал смотреть, какие файлы не использовали — затем архивировать или удалять. Обновляйте права доступа при изменениях в команде.

Используйте возможности интеграций по максимуму, чтобы автоматически прикреплять материалы к сделкам или выгружать товарные фотографии напрямую в магазин.

Заключение

Внедрение DAM — это изменение подхода к работе с контентом. Да, внедрение требует времени, но результат очевиден: видите, как используют файлы, какие материалы актуальны, а какие устарели; коллегам проще находить контент, согласовывать версии и запускать кампании. DAM экономит время, уменьшает дубли и снижает риск ошибок.

План выглядит так:

• Зафиксируйте проблемы и кейсы коллег.
• Назначьте ответственных: человек от бизнеса и специалист от ИТ.
• Опишите требования простым языком.
• Спроектируйте структуру и правила: папки, статусы, роли, метаданные.
• Перенесите сначала самое важное.
• Обучите людей под их задачи.
• Собирайте обратную связь и улучшайте процессы.

Mediaquad DAM упрощает управление медиаконтентом, поиск и адаптацию файлов для сайтов, соцсетей и других площадок, обмен и передачу файлов. Система настраивается под ваши процессы, а не наоборот.

Внедрение DAM — это про изменение культуры работы с контентом. Когда в компании появляется единое управление, понятные правила и ответственность, меняется и поиск файлов, и скорость принятия решений, и качество коммуникации с партнёрами.