Комментарии в DAM: как сэкономить часы работы и нервные клетки при согласовании макетов

Мы привыкли, что в крупных компаниях согласование любых проектов чаще всего происходит по email. В небольших для обмена сообщениями и файлами по проектам нередко выбирают привычные или корпоративные мессенджеры, например, Telegram, WhatsApp, Mattermost, Slack, Compass или любой другой, который может обеспечить быструю коммуникацию.

Несмотря на удобство использования электронной почты и мессенджеров в повседневной работе, они не всегда оптимальны для эффективного согласования файлов. Особенно, когда речь заходит о работе с материалами креативных команд – например, маркетинга, PR или e-commerce. Речь идет большом количестве фото, изображений, видео, макетов, брифов, текстов, презентаций и других файлов.

Почему комментировать креативы в почте и мессенджерах не всегда удобно

• Важная информация может потеряться: переписка в почте или мессенджерах может разрастаться до огромных размеров, и важные комментарии легко теряются среди потока сообщений.
• Неудобно соотносить комментарии и части файлов, к которым они относятся: например, чтобы отметить нужный момент на макете, сначала нужно сделать скриншот. Затем выделить обсуждаемую область, поставить стрелочку, воспользовавшись какой-то программой и лишь потом поделиться этим «фрагментом» с коллегами.
• Ответы от разных участников приходят разрозненно: каждый участник процесса согласования видит лишь свою часть дискуссии, и может упустить важную информацию, которую обсуждали другие.
• Ответы дублируются: из-за отсутствия единого центра для обсуждения участники могут повторять ответы, что увеличивает объем ненужных сообщений.

Эти проблемы замедляют процессы согласования, повышают уровень стресса у сотрудников и существенно увеличивают затраты компании на подготовку документов.

В отличие от этого, система встроенных комментариев в Mediaquad DAM предлагает более структурированный подход.

Начало работы

В общем виде процесс комментирования в Mediaquad DAM выглядит так:

• Найдите нужный файл в библиотеке и перейдите на страницу его детализации.
• Откройте раздел «Комментарии» и выберите интересующую вас область файла.
• Выделите эту область и введите текст комментария.
• Отправьте комментарий, делая его доступным для других пользователей системы.

 

Теперь ваша информация видна остальным участникам процесса согласования, и они могут с ней взаимодействовать.

Дополнительно можно включить опцию автоматической отправки уведомлений на почту каждый раз, когда кто-то оставляет комментарий к нужному файлу. Это помогает оставаться в курсе изменений и обсуждений и особенно полезно в случае крупных проектов, где требуется согласование большого числа документов. При этом вам не потребуется каждый раз в ручном режиме отправлять каждому из участников процесса сообщение о том, как и что вы прокомментировали.

В чём преимущества

• Прямая привязка к контенту: в Mediaquad DAM комментарии располагаются непосредственно внутри файла, над которым ведется работа или рядом с ним, что позволяет обсуждать конкретные элементы (текст, изображение, код и т.д.) без необходимости переключаться между приложениями.
• Прозрачность и организованность: все участники видят одни и те же комментарии, что снижает вероятность путаницы и недопонимания. Это также упрощает координацию действий команды.
• История изменений: в системе сохраняется история всех комментариев, что позволяет проследить процесс развития документа и обсудить изменения.
• Удобство поиска: в Mediaquad DAM легко найти нужные комментарии благодаря их непосредственной привязке к фрагментам текста или изображениям. В почте или мессенджерах такие обсуждения могут затеряться среди большого количества сообщений.
• Обратная связь: вы можете тэгать коллег (@username) и отвечать на конкретные комментарии, что делает взаимодействие более гибким и целенаправленным.
• Безопасность и контроль доступа: в DAM-системе предусмотрена возможность контроля доступа и конфиденциальной информации, что обеспечивает безопасность обмена информацией.

Сценарии применения

Рассмотрим, как система комментариев в Mediaquad DAM помогает оптимизировать работу с фотографиями, постерами, PDF-инструкциями и промороликами, упрощая взаимодействие между всеми участниками проекта. Вариантов проектов может быть намного больше – все зависит от типов файлов, с которыми работают креативные команды у вас в компании.

Работа с фотографиями, новыми съемками

Ситуация: у вас фэшн-бизнес, и агентство прислало вам отретушированные фотографии для нового каталога. Совместно с фотографами и ретушерами вам нужно доработать фото со съемки. Но процесс обсуждения и внесения правок требует постоянного обмена файлами и подрисовкой стрелочками на скринах – а что же поправить.

Решение: Используйте комментарии в DAM, чтобы оставлять заметки прямо на изображениях.

• Легко выделяйте участки, требующие дополнительной обработки.
• Задавайте вопросы относительно деталей ретуши.
• Запросите изменение кадра или акцент внимания на определенных элементах.

Разработка постеров

Ситуация: ваша компания – производитель известного печенья, и вам необходимо согласовать дизайн постера для магазинов с дизайнером. Процесс включает в себя внесение множества изменений, таких как перенос текста, добавление элементов и исключение ненужной графики.

Решение: Используйте комментарии в DAM для эффективного взаимодействия с дизайнером.

• Указывайте точное место для переноса или редактирования текста.
• Добавляйте дополнительные элементы, например, изображения продуктов или юридическую информация о проведении рекламной акции.
• Исключайте лишнюю графику для повышения четкости дизайна.

Выпуск PDF-инструкций

Ситуация: ваша компания – представитель производителя электроники из Кореи, вам нужно как можно быстрее согласовать PDF-инструкцию на русском языке для нового пылесоса с дизайнером и техническим писателем. Важно обеспечить точность перевода, понятность инструкций и дизайн документа в фирменном стиле.

Решение: Используйте комментарии в DAM для удобного и быстрого взаимодействия с командой.

• Предлагайте улучшения для сложных терминов или уточняйте ключевые моменты перевода.
• Рекомендуйте изменения шрифтов, размеров изображений или расположения иконок.
• Указывайте на опечатки и фактические ошибки.

Продакшн промороликов

Ситуация: ваш банк работает над созданием нового проморолика совместно с креативным агентством. Необходимо детально проработать монтаж, озвучку, цветокоррекцию и другие аспекты видеоролика.

Решение: Используйте комментарии в DAM для эффективного взаимодействия с агентством от старта работы над концепцией и до финального выпуска.

• Делайте предложения по монтажу, озвучке или спецэффектам (цветокоррекция или анимация).
• Фиксируйте детали, например, длительность переходов и скорость появления текста.
• Оперативно обменивайтесь мнениями и идеями с командой агентства.

Эти примеры демонстрируют универсальность системы комментариев в различных сферах бизнеса и вариантах кросс-командной работы.

Как комментарии в DAM помогают автоматизировать совместную работу над файлами

Комментарии играют роль «дорожной карты» всех правок в DAM-системе. Во время редактирования файла каждый комментарий – это возможность предложить правки и согласовать дальнейшие шаги с командой. Дизайнер, ретушер, переводчик и любой другой участник команды могут загружать обновлённые версии файла. Все атрибуты, теги, описания и комментарии сохраняются. Новая версия плавно встраивается в процесс, минимизируя риск возникновения путаницы.

На стадии утверждения значимость комментариев возрастает. Когда все участники приходят к общему решению, статус файла можно изменить, например, назначить «Одобрено». При этом система автоматически переместит утвержденный файл в нужную коллекцию. Комментарии останутся прикрепленными к нему как дневник всех изменений, который поможет вспомнить, почему итоговый результат выглядит именно так. А файлы с необходимым статусом можно будет фильтровать по этому признаку во всей системе.

Объединяйте усилия и достигайте большего вместе

Встроенная система комментариев в Mediaquad DAM упрощает взаимодействие между отделами компании и партнёрами, делая совместную работу более эффективной и плодотворной. Благодаря гибкой настройке, DAM-систему можно легко адаптировать под уникальные потребности вашего бизнеса. Попробуйте бесплатную версию уже сегодня и оцените все преимущества.

Для подготовки статьи использованы фото freepik.com