Как выбрать DAM: ключевые вопросы для оценки функционала

Если ваша компания стоит перед выбором, остаться ли в облачном диске или перейти на DAM-систему (Digital Asset Management), вам будет полезно определить, какие конкретные процессы вы хотите улучшить и какие функции DAM помогут решить эти задачи.

Эта статья будет полезна менеджерам проектов, бизнес-аналитикам и поможет вам выявить функциональные требования, на которые стоит обратить внимание при выборе DAM – системы управления цифровыми активами.

Оцените проблемы в работе с контентом

Описывая потребности, узнайте: с какими проблемами в работе с контентом бизнес и команда сталкиваются сегодня.

• Нет безопасного и централизованного пространства для организации всех активов команды?
• Облако для хранения корпоративных файлов есть, но команда все равно пользуется разными дисками – Google Drive, Яндекс Диском или папками в облаке Mail.ru?
• Долгие процессы согласования маркетинговых материалов?
• Коллеги обмениваются файлами в ветках email-переписки?
• Часто превышают лимиты хранения?

Или всё сразу?

Определение неэффективных моментов в жизненном цикле контента – первый шаг к поиску решения. Обсудите с разными отделами, что они думают. Рекомендуем разослать онлайн-форму для сбора обратной связи и при необходимости направим вам такой шаблон.

После того как вы полностью определили проблемы управления контентом, можно начинать переводить их в функциональные требования для DAM-системы.

1. Используется ли контент вне брендовых стандартов слишком часто?

Сотрудники и целые команды продолжают использовать устаревшие материалы с прежним брендингом. Возможно, старое видео все еще распространяется, хотя оно уже не соответствует характеристикам продукта. Это распространенные проблемы, и их можно решить с помощью функции контроля версий в Mediaquad DAM.

Как это работает? После создания новой версии, старая версия файла остается в системе, но она видна только администратору. Таким образом исключается возможность использования устаревших материалов.

2. Поиск файла занимает длительное время?

Поиск одной картинки среди бесконечного количества захламленных папок может быть крайне раздражающим – особенно когда нет согласованной системы именования файлов или реальной структуры. По какой бы причине это ни происходило, если файл не находится за секунды – в итоге команда и бизнес теряет часы.

3. Нужен ли доступ к файлам из облака или офлайн?

В условиях гибридного формата работы и распределенных команд круглосуточный доступ к ключевым активам из любой точки становится критически важным. Если это актуально для вашей компании, одним из ключевых требований будет облачная система. Это означает, что файлы находятся онлайн, и доступ к ним осуществляется через браузер и интернет. Так коллеги смогут получать нужные материалы в нужное время, независимо от местоположения. Mediaquad работает как на нашем облаке, так и на вашем S3. Напишите нам, и мы обсудим вопросы подключения.

Если у коллег разъездный формат работы, можно установить мобильное приложение Mediaquad DAM для Android. Нужные файлы всегда будут доступны офлайн, даже в условиях ограниченного доступа к интернету, например, в поезде, самолете или на массовом мероприятии.

4. Понадобится ли аналитика использования контента?

Хотите отслеживать, как команда использует файлы? Внедрение DAM-системы максимально окупается при широком использовании: чем активнее команда интегрирует систему в повседневные рабочие процессы, тем больше ценности она получает.

Аналитика, какие файлы используются чаще, а какие нет, а также понимание взаимодействия разных ролей с DAM-системой, помогают выявить потенциальные сбои или неэффективные моменты в жизненном цикле контента. Коллеги постоянно скачивают и загружают файлы вручную? Такой процесс может снижать продуктивность и вызывать раздражение.

5. Нужны ли интеграции и автоматизация

DAM-система избавляет бизнес от зоопарка IT-решений и делает возможной бесшовную работу с техническими инструментами, которые команды используют ежедневно. Это снижает лишнюю нагрузку рутинными операциями и обеспечивает более плавный процесс на каждом этапе жизненного цикла контента.

Например, если ваша текущая система не интегрирована с CMS сайта, приходится скачивать изображение, чтобы затем загрузить его обратно. Это неэффективно и, хотя и кажется мелочью, снижает производительность в долгосрочной перспективе.

Убедитесь, что ваши требования к DAM включают интеграции с приложениями для контента, которые имеют наибольшее значение для вашей организации. Например, Mediaquad обеспечивает бесшовную интеграцию по API c PIM, CRM, CMS, ERP, PLM и другими системами. Также разработаны плагины для Figma и WordPress.

Подробный процесс внедрения с учетом интеграций описали в статье. Изучите, чтобы оценить требования и сроки.

Почему важно иметь четкие требования к DAM

Четкий список функциональных требований – первый шаг к положительному ROI от внедрения DAM. Почему это важно? Четкие требования помогают быстро сузить круг подходящих поставщиков и ускорить внедрение.

Протестируйте Mediaquad DAM, чтобы понять, подходит ли наше решение под ваши требования и задачи. Демо-версия доступна для всех пользователей.