Гибридная DAM-система: как развернуть решение на базе S3 хранилища
При выборе DAM-системы в крупной компании часто приходится совмещать две задачи: предоставить команде надежный инструмент для работы с медиаконтентом и сохранить контроль над хранением файлов.
Для этого в Mediaquad DAM предусмотрен гибридный формат. Он позволяет разделить эти задачи: файлы хранятся в собственном S3-хранилище компании, при этом они поступают в DAM-систему, где происходит обвязка описанием, тегами, статусами и другими характеристиками. Сотрудники получают гибкий поиск по медиабиблиотеке, управление версиями, доступ в соответствии с назначенными ролями, а компания оставляет за собой хранение файлов. Разберём, как устроена такая схема работы, кому она подходит и что проверить перед подключением.
Как DAM работает с внешним хранилищем
В Mediaquad предусмотрены два варианта размещения файлов: в базе данных системы и во внешнем хранилище. Во втором случае файлы размещаются в объектном S3-хранилище. В качестве внешнего сервиса можно использовать S3 популярных облачных платформ Yandex Cloud, VK Cloud, Cloud.ru, Selectel, Timeweb Cloud и других, а так же хранилище S3 на собственных локальных серверах.
В гибридном формате задачи распределяются следующим образом:
- S3-хранилище клиента отвечает за размещение и хранение файлов.
- Mediaquad DAM предоставляет интерфейс для организации библиотеки, поиска и командной работы с материалами компании.
Сотрудники работают в DAM-системе: находят контент, собирают подборки, передают материалы коллегам, партнерам и подрядчикам. Читайте подробнее об организации DAM для производственной компании.
Что получает компания
- Контроль над выбором хранилища. Компания использует собственный аккаунт и S3 у своего провайдера. Хранение медиаконтента включается в принятую модель управления облачными ресурсами, соответствующую корпоративным стандартам безопасности (ИБ).
- Меньше задач по эксплуатации. DAM-система остаётся на инфраструктуре Mediaquad и обновляется на стороне поставщика. Остается поддерживать только свое хранилище S3.
- Разделение хранения и управления контентом. Объём фотографий, видео и других файлов растёт в объектном хранилище, а бизнес-команды используют библиотеку DAM для повседневной работы. Порядок подключения существующих файлов согласуют до запуска.
Каким компаниям подходит гибридный формат
Главным ориентиром служат процессы работы с контентом, политики безопасности и ИТ. Гибридную DAM стоит рассмотреть компаниям со строгими требованиями информационной безопасности и ИТ, которые исключают размещение решений бизнеса во внешнем контуре.
Зачем к хранилищу добавлять DAM
Хранилище отвечает за размещение файлов. Но часто командам маркетинга, коммуникаций, PR, продукта и продажам недостаточно просто хранения.
Вот простой проимер. Если бы менеджеры пользовались только хранилищем, чтобы предоставить файлы партнеру, пришлось бы вспомнить, где лежат нужные файлы, просмотреть несколько папок, выбрать нужные и сложить их в еще одну новую папку.
DAM помогает команде использовать файлы в работе намного быстрее и эффективнее. В похожем примере менеджер нашел бы файлы по запросу в строке поиска, выбрал бы нужные и отправил бы их в коллекцию – подборку файлов. Новая папка в таком случае не нужна, дубли не съедают лишние гигабайты в хранилище и не создают путаницу в файлах. Подробнее о всех преимуществах DAM-системы писали в статье.
Вот, как ускорился поиск файлов у нашего клиента Sellvia – компания занимается разработкой и продажей аксессуаров для домашних животных. До внедрения Mediaquad материалы находились в разных хранилищах. Поиск отдельного ракурса по одному продукту занимал до часа. После внедрения команда сократила поиск до 1-2 минут. Сотрудники собирают материалы из разных папок в коллекции для рекламы, продуктовых задач, подбора персонала и работы с подрядчиками.
Еще один пример – в компании проводится множество съемок – фото и видео продукции, производства или мероприятий. Без DAM-системы подрядчики часто сливают файлы каждый в удобное ему хранилище. После чего менеджеру нужно скачать файлы себе на компьютер, разобрать съемку, утвердить одни файлы, другие направить на доработку, переназвать, описать материал и передать его коллегам для дальнейшей работы. На последней итерации файлы снова придется залить в облако, чтобы передать ссылку на скачивание. Папки множатся, но это не значит, что нужные файлы всегда будут под рукой в нужный момент.
DAM-система избавляет команду от множества рутинных операций. Можно настроить, чтобы подрядчик загрузил готовые файлы сразу в DAM через специальный Гостевой портал. Это часть платформы, которая помогает сделать премодерацию контента, автоматизировать нейминг, описание, тегирование, тем самым ускорить обработку новых съемок. При этом одобренные файлы станут сразу доступны в хранилище для коллег, а менеджеры не будут множить разные папки в облаках или у себя на компьютере.
Как подключается внешнее S3-хранилище
Настройка проходит в 3 этапа.
- Подготовить хранилище. Зарегистрировать аккаунт у провайдера, или использовать уже имеющийся, создать бакет и получить реквизиты доступа. Для существующего хранилища – проверить совместимость подключения к Mediaquad.
- Подключить S3 в Mediaquad. Когда S3 готово к подключению, администратор DAM-системы делает настройку аккаунта. Подключает «внешнее хранение» и указывает параметры соединения: адрес сервиса, реквизиты доступа и бакет. Подробнее о настройках читайте в инструкции. Если необходимо, такую настройку может сделать поддержка Mediaquad, для этого необходимо передать параметры вашего S3.
- Согласовать переход. После сохранения настроек работа с системой может быть приостановлена на время обработки файлов в базе Mediaquad. Окно работ и порядок перехода определяются заранее.
Важно отметить, что наличие файлов в бакете ещё не описывает способ их включения в библиотеку. Перед подключением уточните, какие материалы уже существуют, какие предстоит обработать и требуется ли их перемещение.
Что проверить перед выбором гибридной DAM-системы
Сначала согласуйте с вендором схему размещения файлов и компонентов системы, совместимость S3. Распределите обязанности по тестированию и поддержке.
Подключите тестовый доступ и настройте хранилище S3 в DAM на ограниченном объеме данных. Протестируйте загрузку, поиск, просмотр и скачивание материалов на характерных для компании файлах и объёмах. Поделитесь тестовым доступом с коллегами – основными пользователями платформы.
В результате проверки станет ясно, насколько просто будет построен процесс работы с контентом, подходит ли архитектура и какое предстоит распределение ответственности.
Сланируйте общую стоимость владения сервисом (Total Cost of Ownership). Для этого учитывайте расход на облачное хранилище и его эксплуатацию, стоимость DAM-системы (здесь будет применяться тариф «Корпорация») и внедрения.
Обсудите подключение Mediaquad DAM на S3
Подготовьте сведения о хранилище, запланированном объёме медиатеки и требования к размещению. Команда Mediaquad оценит схему и стоимость подключения под ваши процессы.